Inventario teórico y real: por qué no cuadran y en qué orden buscar la causa

Has sacado el teórico, has contado la cámara y falta pulpo. Bastante pulpo.

Se lo dices al jefe de cocina y te lo jura: aquí no se tira nada.

Probablemente tiene razón.

La mayoría de los descuadres no están en la cámara: están en la ficha, en el albarán o en el TPV. Si empiezas buscando en la cocina, empiezas por el sitio más caro de revisar.

El inventario teórico es lo que debería quedar en tu almacén según lo que compraste, lo que vendiste y los gramos que marca cada escandallo.

La desviación se calcula ingrediente a ingrediente: lo que gastaste de verdad, menos lo que deberías haber gastado, dividido entre lo que deberías haber gastado.

Entre un 3 % y un 5 % del coste de materia prima es lo normal en un restaurante que escandalla bien. Es el rango que vemos en los locales con los que trabajamos, no una cifra publicada por nadie.

Por encima del 5 %, o por debajo de cero, toca buscar.

Antes de buscar, la pega: el teórico vale lo que valen tus escandallos. Si la ficha se hizo a ojo, el descuadre es de la ficha y en la cámara no vas a encontrar nada.

Pon cada ingrediente en dos columnas: unidades y euros.

Si cuadra en kilos y no en euros, no falta género: falta actualizar precios. El aceite subió en septiembre y la ficha sigue con el precio de marzo.

La trampa es arreglarlo solo en la ficha. Si el coste subió, tu margen ya bajó, y eso se corrige en la carta.

Ordena tus 20 ingredientes de más a menos desviación.

Si todos se desvían parecido, la causa es de sistema: albaranes sin meter, un conteo mal hecho o ventas mal registradas. Nadie se lleva un poco de cada cosa.

Si uno o dos se disparan y el resto está en rango, la causa es física y tiene dirección: ese producto y los platos que lo gastan.

La trampa es mirar solo el total. Un 4 % global puede esconder un ingrediente al 20 %.

Si descuadra en kilos, el género se ha ido por uno de cuatro sitios. Míralos de lo más barato de comprobar a lo más incómodo.

• Escandallos a ojo. «Un puñado», «un chorro», «una ración normal». Si la cantidad no se pesó, el teórico es una suposición.
• Albaranes y abonos sin meter. Un pedido sin albarán hace que gastes menos de lo que debías. Una devolución sin abono, que gastes más.
• El TPV. El plato marcado con el botón de «varios» se cobra, pero no descuenta ingredientes. Para el teórico, nunca salió.

• La caja que no pesa lo que pone. Si nadie pesa al recibir, firmas el peso del proveedor.
• El hielo del congelado. El glaseado del pescado se paga a precio de pescado y en la cámara se convierte en agua.
• El producto sustituido. Otro calibre u otra marca, mismo precio en el albarán.

La trampa: dar por bueno el peso del albarán porque el proveedor es de confianza.

• La ración del pase. Si la ficha dice 200 gramos y salen 240, esos 40 los paga tu margen.
• La limpieza. Si el rendimiento real es peor que el de la ficha, falta producto sin que nadie lo tire. Para medirlo sin complicarte, una semana apuntando lo que va al cubo te da el dato.
• Lo que se produce de más. Elaboraciones que caducan antes de venderse.

• Invitaciones sin marcar. La ronda de la casa, el chupito, el postre del cumpleaños.
• Comida de personal sin apuntar.

Si el descuadre se concentra en bebida, postres y pan, empieza aquí. Y lo último que miras son las personas.

Un descuadre a favor suele ser un error: un albarán que no has metido, un conteo de más o una ficha que pone más cantidad de la que sirves.

Si es lo último, el cliente está recibiendo menos de lo que pagas en tu escandallo. Merece la misma revisión que una pérdida.

Ejemplo inventado para enseñar la cuenta, con un patrón que todavía no hemos visto faltar en ningún local que hayamos revisado: un plato escandallado sin báscula. Pulpo cocido a 28 € el kilo sin IVA.

El jefe de cocina tenía razón: no se tiraba nada. El cocinero ponía 185 gramos cada vez, siempre igual.

Los 150 gramos de la ficha los puso alguien a ojo, el día que se hizo la carta.

La ración no cuesta 4,20 €: cuesta 5,18 €. A 16 € en carta, que son 14,55 € sin IVA, el food cost del plato no es el 28,9 %, es el 35,6 %.

Son unos 2.600 € al año. Y no es dinero que desaparece: es un precio puesto sobre un coste que no existía.

Las salidas son tres: pesar la ración a 150 gramos, subir el precio o aceptar el margen sabiendo cuál es. Cualquiera vale si es una decisión.

Un mes es poco. Un pico aislado puede ser un error de conteo. Si el mismo ingrediente se desvía dos meses seguidos, ya no es casualidad.

Los ingredientes que van en todo no señalan nada. Aceite, sal o harina se reparten entre tantos platos que la desviación no te dice dónde mirar.

Lo que queda fuera de tus 20 ingredientes no lo ves. Revisa la lista cada trimestre con los albaranes, como contamos en la guía para contar solo lo que pesa en euros.

Nuestro 3 % al 5 % se mide sobre lo que deberías haber gastado. Varios fabricantes de software de cocina publican umbrales de entre 1 y 3 puntos, pero medidos sobre ventas. No se contradicen: con un food cost del 30 %, un 4 % de desviación es algo más de un punto sobre ventas.

Y te dice dónde, no quién. Eso se habla con tu equipo, con los números ya revisados.

Si tu descuadre pasa del 5 % y no sabes en cuál de los cuatro sitios mirar, escríbenos y le ponemos números: con revisar 20 ingredientes sabrás si las cosas están bien en tu negocio.

Antes de hablar con nadie, coge la báscula.