Control y gestión de albaranes en hostelería: cómo proteger el margen

Comparar el albarán con el pedido original, en el momento de la entrega, es la única forma de detectar una falta antes de que te falte el producto en el servicio.

No hay nada más caro que darte cuenta a media comanda de que falta algo porque el proveedor te ha fallado y no te ha avisado. Revisar el albarán contra el pedido con las cajas todavía en la puerta te evita salir corriendo al súper de la esquina a pagar el triple por algo que ya habías pagado una vez.

Pesar la mercancía frente a lo que indica el albarán es la única forma de saber si te están cobrando por producto que no ha llegado.

Pesa todo lo que puedas: cajas de género, sacos, botellas, lo que sea. Te vas a encontrar más de una sorpresa, y esas sorpresas casi siempre van en tu contra, nunca a tu favor. Un kilo de menos aquí, una unidad que no llegó allá, y al mes son varios cientos de euros pagados por producto que nunca entró en tu cocina. Si nunca pesas nada, nunca lo vas a saber: el proveedor no te va a llamar para decirte que te ha cobrado de más.

Revisar los albaranes con regularidad es lo que permite detectar una subida de precio antes de que dañe el margen de la carta.

Si revisas albaranes de forma habitual, te será mucho más fácil pillar cuándo un proveedor te sube un precio sin avisar. Ese medio euro que sube el kilo de un producto, multiplicado por los kilos que compras al mes, se te come el margen sin que lo notes en caja.

Eso sí, hacerlo de cabeza, producto a producto y proveedor a proveedor, es imposible. Y meterlo todo en un Excel tampoco es plan para nadie que tiene que estar detrás de los fogones. Para esto, mejor apoyarte en herramientas del mercado que lo hagan por ti.

Tener los albaranes ordenados es lo que te permite exigir a un proveedor que corrija una devolución mal gestionada, en lugar de pagarla sin darte cuenta.

Quien controla sus albaranes controla lo que tiene que pagar a cada proveedor, ni un euro de más. Luego resulta que los programas de los proveedores «siempre fallan» y te acaban cobrando de más porque hay una devolución que nunca se llegó a gestionar bien. Con el albarán en la mano, esa conversación la ganas tú, no ellos.

Ilustración: compras 40 kg de un producto a 6,50 €/kg. El albarán marca 40 kg. En báscula entran 38,2 kg. La diferencia es 1,8 kg × 6,50 € = 11,70 € en esa entrega.

Si eso pasa dos veces por semana en un solo proveedor, hablamos de unos 94 € al mes y más de 1.100 € al año en producto que pagaste y no cocinaste. Multiplica por varios proveedores y el «detalle» deja de ser detalle.

Cifras ilustrativas a partir de un desfase de peso habitual en entregas a granel. No es el dato de un cliente concreto.

El control de albaranes es la base del dato más importante de tu cuenta de explotación: el coste real de materia prima.

Si controlas a todos tus proveedores, controlas tu coste de materia prima. Y ese es el número que decide si tu negocio te está dando lo que te mereces por el esfuerzo de cada día, o si alguien se lo está comiendo por el camino sin que te enteres. No hace falta que sea un susto a final de mes: con el control adecuado, ese dato lo tienes claro cada día, no cuando ya no hay nada que hacer. Encaja con saber hacer un escandallo y calcular el food cost y margen bruto de cada plato.

Si llevar todo esto a mano, con pinzas, báscula y memoria, no es lo tuyo (y no tiene por qué serlo, bastante tienes ya con sacar el servicio adelante), prueba Tipi. Te lo vas a agradecer.

No sustituye el escandallo ni el food cost. Te asegura que el precio y la cantidad que entran son los que pagas. Si luego cocina porciona de más, el agujero sigue en otro sitio.

Tampoco todo se puede pesar en el momento del servicio: prioriza género caro, fresco y a granel. El resto, muestreo y revisión de precios. Perfecto es el enemigo de hecho esta semana.

Pesa la próxima entrega cara. El Excel puede esperar. Ese kilo de menos, no.